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28 mars 2006

La quête de la simplicité

Dans une grande structure comme l'armée, la complexité et la confusion font partie du quotidien : le nombre de personnes et de subdivisions impliquées dans des activités sectorielles, verticales ou horizontales est tel qu'il est nécessaire de lutter constamment pour synchroniser ou égaliser les connaissances. La bonne circulation de l'information devient ainsi une préoccupation essentielle, alors que les incompréhensions, les rumeurs, les erreurs et les rivalités ne peuvent que croître avec le nombre. Comme me le disait hier un ami, à l'issue d'un briefing que j'ai donné en Suisse centrale, on arrive dans des situations où la jambe droite ne sait pas ce que fait la jambe gauche, où des organisations entières ignorent les activités des autres et prennent tardivement conscience d'implications majeures pour leurs propres activités.

Une solution traditionnelle pour remédier à cet hermétisme consiste à favoriser les contacts transversaux, les relations directes entre individus situés dans différentes organisations. C'est une méthode qui fonctionne bien au sein de l'armée suisse, parce que le principe de la milice est remarquablement efficace pour nouer des contacts diversifiés (faire du « networking », quoi !), mais aussi parce que les organisations - des deux Forces aux grands états-majors - sont moins exclusives que dans d'autres pays. De ce fait, les amitiés et les camaraderies qui naissent aisément des services d'avancement effectués en commun ont un effet global qui dépasse largement le cadre de relations inviduelles, et qui contribue à réduire les frictions comme les décalages. Même si parfois des contacts directs provoquent également ceux-ci.

Avec le temps, je remarque cependant que même une multitude de connexions ne peut rien si une organisation produit intrinsèquement de la confusion. Souvent, le perfectionnisme et le niveau de détail usités dans une subdivision empêchent les autres de cerner les contenus ainsi produits. Le manque d'ouverture et le culte du secret contribuent encore à aggraver l'incompréhension, bien que la sécurité opérationnelle justifie une bonne part des mesures prises dans ce sens. La pratique consistant à mettre en ligne sur l'Intranet des travaux en cours, avec possibilité pour des membres d'autres subdivisions de les consulter, de les compléter ou de prendre position à leur sujet, n'est pas encore d'actualité. Sur le fond comme sur la forme, les pratiques courant nuisent à l'efficacité d'ensemble.

Une solution valable me semble ainsi la recherche constante de la simplicité. Il est difficile de faire simple, mais la clarté et la compacité des contenus simples peuvent venir à bout de bien des difficultés ; un schéma avec quelques traits, une information d'une page A4, un folio avec quelques éléments permettent d'aller à l'essentiel et de limiter la confusion. Pour ma part, j'essaie d'appliquer cela au quotidien, et la détermination du niveau de détail adéquat est devenue l'une de mes priorités dans chaque document produit. Mais ceci exige des efforts constants ; mettre de l'ordre dans le chaos a beau être le propre des chefs militaires, les méandres de l'administration et de ses voies plus qu'impénétrables exigent un savoir qui m'échappe encore largement ! :-)

Publié par Ludovic Monnerat le 28 mars 2006 à 22:11

Commentaires

Publié par Mushu_108 le 29 mars 2006 à 9:13

Publié par Ludovic Monnerat le 29 mars 2006 à 9:55